知識管理成功案例 聯電運用Notes建置緊密無間的電子化企業

聯電運用Notes建置緊密無間的電子化企業




Notes的成熟度與完整性經過多年來的發展，普遍獲得企業組織的使用與認同，全球使用者總數已經突破9千萬人，而隨著企業特性與需求的不同，也讓 Notes展現了多樣化的應用風貌。領先全球的半導體晶圓大廠聯華電子，即成功地將Notes應用普遍於企業運作的各個環節，從最常見的辦公室OA自動 化、請/採購管理、業務支援系統管理，乃至於與高科技製造業必備的電腦整合製造（CIM）系統及Web系統的整合，皆在其列，並為聯電創造了獨特的運作效 率與企業價值。



共同的工作流程引擎

聯電從Notes R3開始使用至今，已經累積了上千支應Notes應用程式，由於開發時間與軟體版本的不同，應用程式的開發方法與技術也因而不盡相同，光是維護既有程式就 成為一道難題。值此之際，聯電運用Notes建立的工作流程自動化日趨緊密，員工對這些自動化系統的依賴度也隨之升高，需求更與日俱增，對於新應用程式的 開發設計，IT人力已不敷使用。聯電發現，缺乏共同的工作流程開發標準，導致重複耗費人力於各種工作流程的應用程式開發問題，因此，決定建立一套企業內的 工作流程引擎以供IT人員使用，由專人統一負責企業內工作流程引擎及標準範本的維護及功能新增，如此一來，IT人員即可更專心地針對使用者需求，迅速開發 相關的應用程式。



由於聯電在廠區和資訊部門的IT人員都有開發Notes應用程式的能力，但因為寫法不同，在由單點擴大到片面或全面使用時，就可能出現移植或人員支援的問 題，因此，聯電導入Lotus Workflow並重新指定責任單位，由中控單位先開發出標準化的樣板，採行一致化的使用者介面，再推廣至廠區使用。值得一提的是，一般對於工作流程的說 明是以表格條列相關人員或部門，但卻無法說明流程的先後順序；對此，聯電以圖形化方式來設計工作流程，除了縮短開發時間，更能清楚地對使用者說明系統功 能，而上述的圖形化工作流程也自然成為存檔的系統文件。



目前，在聯電的Notes辦公室OA部分，涵蓋行政管理、人員任用考核、教育訓練、請/採購、會計、IT OA應用、安全管制、文件管理、ISO規範等幾大應用系統，使用者根據需求填妥表單送出，即由全自動化的工作流程引擎予以執行運作，讓使用者不需再記憶龐 雜且各異的簽章流程，無形中大幅提升了員工的生產力，也更進一步落實了無紙化的環境。



以ISO規範相關系統為例，其下就區分為管理規定彙編、功能作業規定、公司規範、部門規範、Design Rule、廠區規範等子系統，工程師可以直接使用Notes來編輯規範文件，統一編輯工具及格式，並運用Notes $KeepPrivate功能來禁止列印複製轉呈。而在文件管理相關系統，則包含有文件資料庫、Team Room、公用表單、方針績效管理、專案計劃管理、訓練教材及手冊等子系統，如文件資料庫提供套表格式，並可進行部門內簽核及跨部門會簽，還可結合知識管 理系統提供前置知識文件的撰寫功能。



整合前後端應用系統

雖然Notes在辦公室OA的應用最為普遍且成效卓著，但事實上，Notes還能與企業後端如ERP、CIM系統，以及前端如網站等整合應用，為企業創造更顯而易見的綜效，這也正是聯電運用Notes所創造出的獨特價值。



Notes完全支援網際網路技術，讓與前端網站的整合運作更為簡便，也可一改過去使用者必須由IE瀏覽器開啟Notes應用程式，登入系統後方可使用的複 雜程序問題，聯電同時也確立了以Notes為主要OA環境，再搭配嵌入式的IE介面這項IT政策。聯電內部的Web系統透過NAOE（Notes Auto Open Extension），讓使用者可由IE開啟Notes文件/資料庫/視界/領航員等功能，還可直接由IE來啟動Notes Client以填寫文件；相對地，Notes Client中也可開啟IE整合介面。由於聯電採行Notes R5，使用者所面對的首頁即是eUMC企業入口網站，而不需再去區分Notes應用程式與Web應用程式，而有不同的登入作法或操作介面，舉例來說，瀏覽 器介面可以解決以往Notes桌面圖示過多的困擾，讓使用者以搜尋或瀏覽的方式來尋找Notes與其他系統；另一方面，使用者仍可結合既有的Notes使 用經驗，維持原先的Notes工作桌面。此外，聯電更運用Web漫遊系統，讓出差在外的使用者只需透過IE，就可連線回公司開啟Notes應用程式。



至於與後端系統的整合，其一是SAP的ERP系統，聯電使用LSXRPC來呼叫SAP中的BAPI Call，並可直接讀取SAP系統內的表單。



另一項重點則是與CIM系統的整合，由於CIM是常見於高科技製造廠的重要系統，Notes自動化工作流程，則達成了協同合作應用，延伸CIM的自動化範 疇，「One-Stop-Shop」是開發工作流程簽核系統的核心概念，雖然工廠IT環境如製造執行系統（MES）等都不執行在Notes之上，但卻要儘 量讓使用者在Notes上一次完成所有工作。



運用Notes來簡化工廠面相關應用系統的連動工作，是其間的關鍵。過去想有效串連資料，就必須在不同應用程式切換，而在Notes導入之後，則建立了連 動機制，讓使用者的操作更形簡化。以Code Release申請單為例，就將需要使用者輸入的資料精簡至最少，多由其他系統匯入資料；而SPC Alarm系統的資料則是由後端MES傳送過來，以文字和圖形的結合方式來說明錯誤所在。



建立知識管理基礎

對於身處21世紀知識經濟時代的企業而言，如何善用知識資產以建立獨特的競爭優勢，是眾望所歸的趨勢方向。然而，知識資產的建立並非一蹴可幾，必須仰賴穩 定而完整的功能機制，來奠定知識管理的基礎架構。更重要的是，知識管理牽涉到使用者行為與企業文化的再造工程，是一項需要長期投注的發展計畫。



聯電賦予知識管理的目標，在於透過知識整理、分類、儲存、分享、應用，以創造工作價值，並提升組織競爭力。知識管理的長期效益是增進組織學習與創造能力， 但短期效益也不容忽視，以聯電的應用成果而言，新進工程師可藉此縮短學習曲線，資深工程師則可快速擴充領域知識，將專才培育為通才；再則，學習經驗與最佳 作法都可透過知識管理系統，迅速擴散至各個廠區；此外，知識管理還能建立公司智庫，並形成專家社群，透過技術交流來提供問題解決管道。



聯電的知識管理在高階主管的充分支持下啟動，首先是成立臨時編制的知識管理推廣小組，並訂定知識管理的發展方向，再來便以核心技術切入，進行知識的盤點與 分類，事實上，這項工作在專案導入過程中耗費最多時間，最後並經由專業的圖書館分類系統管理人員進行審查之後，才正式定案。另外，亦成立跨廠區的技術委員 會，來推廣知識管理，並由意願較高的使用單位率先展開先導測試，再將成功經驗推廣至其他單位，聯電的第一個先導測試單位就在2000年上線。



聯電目前大力推動知識管理，截至目前為止，聯電內部有高達80%的部門已經連上知識管理系統，每個部門都有自己的文件資料庫，總數達數百個之多。分析聯電 的知識管理系統能快速推展的原因，其一是由於使用者已經很熟悉Notes的工作環境，其二則是使用者已經很習慣建立電子化文化，而聯電的文件表單幾乎也都 是由Notes製作而成。



知識管理的工作重點，可分由各個面向來說明。首先，在人員方面，主要是建立知識管理共識與組織架構，進行教育訓練等，其中，聯電的知識管理也與員工的績效 考核結合，部門主管除了負責把關，審核員工存入知識庫的文件外，更要評量員工對知識庫的頁獻度；其次，在策略部分，則是以高階方針與技術委員會為重，在表 達高度支持之外，更要親身力行，完全投入；再則，在流程方面，建立起知識貢獻、審查與評等的工作程序，並提供存取、搜尋、回饋、安全控管等功能；最後，才 是IT技術的層面，將文件管理系統、知識管理系統、知識社群網站、知識管理入口網站、智慧型搜尋引擎等功能建置齊備。



在運用Notes建立並強化知識管理之餘，聯電將持續整合Lotus Workflow開發引擎，來節省應用程式開發時間，並增進資源的相互移轉與重複利用。此外，電子化學習也是聯電Notes應用的另一項重頭戲，希望最終 能達成在任何時間、任何地點，提供最為充分的知識與經驗傳承的目標。

參考資料:http://www-01.ibm.com/software/tw/lotus/success/s8.html