2010年4月6日 星期二

部落格如何做知識管理 - 探討介紹及優點與缺點

部落格未來在知識管理上的應用已經是一種趨勢。
IBM公司從2004年二月,遍佈三十餘國,共計五百名的員工,都用部落格來討論軟體發展專案和企業策略。而台灣目前也有些公司開始在專案小組內實驗性地使用部落格,結果因內容易於收集、搜尋及管理,比紙本的工作日誌或每週工作報告好用,且增進了同仁間的了解與合作,可說是非常適合團隊合作的知識管理工具。


IBM的企業網路策略部副總經理Mike Wing堅信:「部落格的簡易和非正式書寫的特質,是很大優勢,它是個舒服、自在的發抒管道,讓員工能很自然的寫下他想發布的事項」,用部落格來作知識分享的趨勢,將會越來越明顯!



善用部落格

減少知識管理應用成效不彰至於使用部落格可如何改善之前提及的企業隱性知識管理難題呢?


優點:


員工仍保有知識所有權

員工在貢獻知識同時仍保有對知識的所有權和維護權。當該員工知識貢獻度越高,越能獲得同事以及主管尊敬,並可因其貢獻知識度高而感到自豪。另外,該發言員工奉獻的知識多,手中擁有較多的知識,因此也相對擁有較多發話權,權利因此可真正流向擁有知識的人的手中。



知識適時更新

採用部落格作為自己的工作學習工具,在某種程度來說解決了這一問題。雖然說像用電子郵件也能在企業中進行知識分享,但每當有意見,就要在所有成員中傳送一次,除浪費頻寬,也易造成員工收信、開信時間的浪費,甚或造成信件弄丟,漏失重要訊息,這些都是使用電子郵件的缺點。部落格具有自然分享和管理企業集體智慧的特質,在這特質下,知識更新不僅迅速,分類也清楚,若企業善用此特質,知識庫裡的核心知識便可適時更新,避免過時。當然也有一風險是員工利用部落格記錄自己的相關工作行為和心得等與企業知識部門採集知識一樣皆屬事後行為,對將來發生問題要解決資料也許亦有過時之可能性 。但兩者相比,員工利用部落格解決問題之建設性仍大於知識管理部門慢慢採集之知識。



員工可輕易利用部落格了解事情來龍去脈

部落格記錄著豐富的背景資料與相關知識,員工可輕易了解到此知識的運用原因和運用環境。比如說企業要導入一個專案,屬於此專案的組員們利用部落格對該專案項目下的的計畫、實施等各因素進行溝通。部落格不僅忠實地記錄此一過程,這些豐富的背景材料本身也就是知識。利用這知識,不僅可糾正此專案實施過程中遇到的問題,而且也可在事後用來查證此專案失敗或成功的原因,並作為未來相關類似專案的的第一手資料。




缺點:


假如企業全面性的以部落格作為知識管理工具,員工卻"意外"地洩漏其商業機密或核心技術,企業該如何有效的控管員工的行為或是部落格平台的安全性?

企業該如何教導員工對新的知識管理工具的使用,以減少員工的抗拒?



部落格的應用

一般來說,部落格的應用面相當廣泛,不僅可以讓個人當成線上出版創作的網站,亦可利用其依時間順序將摘要資訊發佈的特性,作為個人網頁日記或新聞站,更可以與其它資訊科技(如RSS)結合,創造不同的部落格內容呈現方式。事實上,部落格不僅是個人內容管理的工具,也是一個比e-mail或討論區更有效率的團隊溝通工具,表為部落格較常被應用的方式,以及網路上有一篇論文研究提出未來可應用於知識部落格的建議規格:



來源:http://www.office.com.tw/A1/Knowledge%20Blog.htm

討論:我們覺得IBM這個例子是一個相當可以證明部落格的實用性,部落格這個平台讓知識用一種最輕鬆簡易的方式給分享出去,在任何時刻只要可以上網的地方,都可以將你想要發布的事情,讓人一覽無遺,整個優缺點觀察下來,相信還是利多於弊的,至於弊的部分,只要企業在部落格設置一位管理員的角色,定期做一個部落格的更新及文章分類的工作,重要的是注意所發佈的政策及發佈時的字眼與內容,我們是相信這個缺點部分是可以被克服的。

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