個人知識管理(Personal Knowledge Management, PKM)是組織知識管理的根本,個人知識管理也涉及知識的獲取、儲存、分享與利用,過程與企業知識管理類似。 將知識管理的工具與方法,運用於個人工作上,建立出個人知識管理系統,可以有效提升自我競爭力。
個人知識管理的面向包括:
一、時間管理:
時間管理是門技術也是門藝術,需要學習與練習,記錄自己利用時間的模式,比較每件事預估花費與實際用掉的時間,從中修正時間的運用與分配。
時間管理有幾個要訣:
首先必須設定優先順序,運用80/20法則,篩選出可以產生80%價值的20%的事,列為優先,善用時間管理矩陣,依下列順序處理事情:重要又緊急的事;重要而不緊急的事;不重要而緊急的事;不重要也不緊急的事。
其次是重視效能,把事情很快地做完又做對。
三是懂得適時說NO,每天保留一段不被打擾的時間,讓工作更為專注。
四是學會授權,給別人更多承擔的機會,也不會讓自己分身乏術。 時間管理是門技術也是門藝術,需要學習與練習,記錄自己利用時間的模式,比較每件事預估花費與實際用掉的時間,從中修正時間的運用與分配。
時間管理有幾個要訣:
首先必須設定優先順序,運用80/20法則,篩選出可以產生80%價值的20%的事,列為優先,善用時間管理矩陣,依下列順序處理事情:重要又緊急的事;重要而不緊急的事;不重要而緊急的事;不重要也不緊急的事。
其次是重視效能,把事情很快地做完又做對。
三是懂得適時說NO,每天保留一段不被打擾的時間,讓工作更為專注。
然而,大多數人以為時間管理即等於效率管理。其實仔細思索後,會發現二者並不全然相同,因為時間管理無法保證以下的事情:
1.時間管理重視工作過程,但不保證達成目標。
2.時間管理重視工時長短,但不保證工作品質。
3.時間管理重視時間控管,但不保證工作產能提升。
時間管理只是效率管理的一部分,也是效率管理的基礎入門學分。
二、效率管理:
改變一成不變的工作習慣,調整思考與執行的比重,調高思考的比重,多問自己為什麼而做?要達到什麼目的?達到方法不會只有一個,思索不同的解決方案,同時還要有預備方案。妥善安排工作流程,分門別類,如此可以在同時間完成許多事。關鍵的事一次 就做對,可以省下修改的時間與精力。
相較於時間管理,效率管理對工作者而言,具有更深層的含意:
1.效率管理重視工作過程,也重視達成目標。
2.效率管理重視工時狀況,也注重工作品質。
3.效率管理重視時間控管,也注重工作產能提升。
三、情報管理:
分析我們日常的工作,會發現花掉最多時間的,不在解決事情本身,而在尋找相關資料,因此,個人知識管理的第一步,是建立有效的情報搜尋機制,並將收集的資料進行數位化集中管理。
此外,善用資訊科技工具,規劃建置個人知識系統架構,將收集到的資料有系統地分類、儲存,利於快速的擷取。同時在知識系統架構之下,將個人的工作流程及所參與的專案,予以表單化、模組化、系統化,分類整理,加以數位化儲存與管理,如此可大幅減少工作時間,提升效能。
個人情報管理系統-以Google的Desktop Search
以實務操作而言,建立個人情報管理系統的第一步就是在個人電腦上建立一個資料備份檔。何謂資料備份檔,例如當各位每日收到Google News電子報後,便會初步瀏覽相關文章主題,如果對此主題有興趣,便前往該網站,瀏覽之後,將該文章存到個人電腦上並存成Word檔(圖2),訣竅為將原標題當成該Word檔之檔名,並將相關文章放置在特定的目錄中。如此,便可在個人電腦中備份許多有用的文章,並且不用擔心事過境遷相關文章會消失,而付出的代價只有少少的硬碟空間而已。
或許各位會懷疑,這些檔案需不需要分類呢,例如有一類是公司情報資料,另一類是技術情報資料?如果在過去,這些分類系統是需要的,因為以Windows內建的檔案搜尋系統,能夠搜尋到的資料格式內容非常有限,因此如果不進行適當的分類,那麼往往要在一段時間後,尋找一個檔案是非常困難的。
然而,這個困難,在Google推出Desktop Search(http://desktop.google.com/)後有了很大的突破。所謂的Google Desktop Search就是Google所推出的一個外掛程式,這個程式可以使用者搜尋電腦的資料,就如同搜尋網路資料一般。換句話說,安裝了Goolge Desktop Search之後,Goolge Desktop Search會將個人電腦上的資料進行編目,並且會在原本瀏覽器中多出一個Desktop選項,使用者只要點此選項(圖3),便可搜尋自己電腦中的檔案名稱與內文(如圖4),進而快速的找到所要的文章。此外,Desktop Search威力強大之處在於搜尋範圍包括1. 檔案;2.電子郵件;3.網頁暫存區與4.IM討論內容,幾乎無所不包。
四、 標竿學習:
保持積極學習的心境,是提升自我的觸媒。如同企業標竿學習卓越組織的作法,個人也可尋找適切的標竿對象,作為自我成長的學習楷模,透過「良師益 友」的學習機制,可透過同僚或專家,也可以借重各種網絡及閱讀或網路資訊來協助,建立個人發展願景,保持學習動力及創造力,訂定目標、執行改善,提升自我競爭力。
資料來源:
http://blog.udn.com/wangkwo/3464026
http://cdnet.stpi.org.tw/techroom/analysis/pat_B008.htm
http://www.cw.com.tw/article/index.jsp?page=1&id=37823