期中報告─個人的知識管理

個人知識管理（Personal Knowledge Management, PKM）是組織知識管理的根本，個人知識管理也涉及知識的獲取、儲存、分享與利用，過程與企業知識管理類似。 將知識管理的工具與方法，運用於個人工作上，建立出個人知識管理系統，可以有效提升自我競爭力。
 

個人知識管理的面向包括：   

一、時間管理：
時間管理是門技術也是門藝術，需要學習與練習，記錄自己利用時間的模式，比較每件事預估花費與實際用掉的時間，從中修正時間的運用與分配。

時間管理有幾個要訣： 
首先必須設定優先順序，運用80／20法則，篩選出可以產生80%價值的20%的事，列為優先，善用時間管理矩陣，依下列順序處理事情：重要又緊急的事；重要而不緊急的事；不重要而緊急的事；不重要也不緊急的事。
其次是重視效能，把事情很快地做完又做對。
三是懂得適時說NO，每天保留一段不被打擾的時間，讓工作更為專注。

四是學會授權，給別人更多承擔的機會，也不會讓自己分身乏術。 

然而，大多數人以為時間管理即等於效率管理。其實仔細思索後，會發現二者並不全然相同，因為時間管理無法保證以下的事情：

1.時間管理重視工作過程，但不保證達成目標。

2.時間管理重視工時長短，但不保證工作品質。

3.時間管理重視時間控管，但不保證工作產能提升。

時間管理只是效率管理的一部分，也是效率管理的基礎入門學分。

二、效率管理：
改變一成不變的工作習慣，調整思考與執行的比重，調高思考的比重，多問自己為什麼而做？要達到什麼目的？達到方法不會只有一個，思索不同的解決方案，同時還要有預備方案。妥善安排工作流程，分門別類，如此可以在同時間完成許多事。關鍵的事一次 就做對，可以省下修改的時間與精力。 

相較於時間管理，效率管理對工作者而言，具有更深層的含意：

1.效率管理重視工作過程，也重視達成目標。

2.效率管理重視工時狀況，也注重工作品質。

3.效率管理重視時間控管，也注重工作產能提升。

三、情報管理：
分析我們日常的工作，會發現花掉最多時間的，不在解決事情本身，而在尋找相關資料，因此，個人知識管理的第一步，是建立有效的情報搜尋機制，並將收集的資料進行數位化集中管理。
此外，善用資訊科技工具，規劃建置個人知識系統架構，將收集到的資料有系統地分類、儲存，利於快速的擷取。同時在知識系統架構之下，將個人的工作流程及所參與的專案，予以表單化、模組化、系統化，分類整理，加以數位化儲存與管理，如此可大幅減少工作時間，提升效能。

個人情報管理系統-以Google的Desktop Search

以實務操作而言，建立個人情報管理系統的第一步就是在個人電腦上建立一個資料備份檔。何謂資料備份檔，例如當各位每日收到Google News電子報後，便會初步瀏覽相關文章主題，如果對此主題有興趣，便前往該網站，瀏覽之後，將該文章存到個人電腦上並存成Word檔(圖2)，訣竅為將原標題當成該Word檔之檔名，並將相關文章放置在特定的目錄中。如此，便可在個人電腦中備份許多有用的文章，並且不用擔心事過境遷相關文章會消失，而付出的代價只有少少的硬碟空間而已。

圖1 Google News電子報

圖2 將有興趣的新聞存成Word檔

 或許各位會懷疑，這些檔案需不需要分類呢，例如有一類是公司情報資料，另一類是技術情報資料？如果在過去，這些分類系統是需要的，因為以Windows內建的檔案搜尋系統，能夠搜尋到的資料格式內容非常有限，因此如果不進行適當的分類，那麼往往要在一段時間後，尋找一個檔案是非常困難的。

然而，這個困難，在Google推出Desktop Search（http://desktop.google.com/）後有了很大的突破。所謂的Google Desktop Search就是Google所推出的一個外掛程式，這個程式可以使用者搜尋電腦的資料，就如同搜尋網路資料一般。換句話說，安裝了Goolge Desktop Search之後，Goolge Desktop Search會將個人電腦上的資料進行編目，並且會在原本瀏覽器中多出一個Desktop選項，使用者只要點此選項(圖3)，便可搜尋自己電腦中的檔案名稱與內文（如圖4），進而快速的找到所要的文章。此外，Desktop Search威力強大之處在於搜尋範圍包括1. 檔案；2.電子郵件；3.網頁暫存區與4.IM討論內容，幾乎無所不包。

 

圖3 Google Desktop搜尋畫面圖4 Desktop搜尋結果

四、 標竿學習：
保持積極學習的心境，是提升自我的觸媒。如同企業標竿學習卓越組織的作法，個人也可尋找適切的標竿對象，作為自我成長的學習楷模，透過「良師益 友」的學習機制，可透過同僚或專家，也可以借重各種網絡及閱讀或網路資訊來協助，建立個人發展願景，保持學習動力及創造力，訂定目標、執行改善，提升自我競爭力。




資料來源：
http://blog.udn.com/wangkwo/3464026  
http://cdnet.stpi.org.tw/techroom/analysis/pat_B008.htm
http://www.cw.com.tw/article/index.jsp?page=1&id=37823

張凱程B9644136作業補交

在WEB 2.0當道的時代，舉凡部落格、個人影音已司空見慣，若取其重視社群、強調分享精華，與企業常論的知識管理有著異曲同工之妙，本文以WEB2.0來詮釋知識管理系統需要規劃的新功能，為企業知識管理再加分。




自知識管理被提出以來，學習型組織的概念一直是被強調的。而一般知識管理活動中，知識社群的良好規劃和運作，亦為多數企業所公認的學習環境，它可以促動組織裡的全體同仁一同參與，分享工作心得、經驗，有利於組織裡頭隱性知識的轉化。

近年來，WEB 2.0當道，其重視社群、分享的概念，與知識管理異曲同工，筆者嘗試以WEB2.0來詮釋知識管理系統需要規劃的新功能。



個網下功夫整合效率高



首先，在個人知識學習網頁下功夫。以往知識管理平台的建構，多以企業營運的觀點作為出發點，此對於專業領域而言是沒有太多的幫助的，尤其知識工作者的工作內容可說是獨立執行，套用在以企業觀點所發展的知識系統介面來說，只會讓同仁在既有的框架中，用他人的思維做被動學習，不僅創意遞減，更降低主動運用企業知識內容，進行創新獲改善的思考、規劃的意願。

如以WEB2.0的角度出發，可以為知識工作者開創個人的學習網頁空間，自由、開放的環境，可讓其依照個人的工作特性、思考模式來規劃平台的操作頁面與內容，以及整合企業的知識物件資源。而且，在建立個人的知識學習界命中，知識工作者可以在自己構築的天地中，快速處理、整合相關的訊息，提升任務解決效率的成果。



KM Map個人化新知有路尋



其次，可重新架構個人的知識地圖。傳統企業知識地圖的建置，總圍繞在組織別和產品別層面，以此為基礎再行細部主題或類別的展開。若以WEB2.0的觀點來看，可針對個人來做文章，即由專案或任務的觀點來規劃出易於整合和適度發展的知識地圖，而另一個優點是，因為個人知識地圖是以背景能力來架構，可方便知識工作者去發展、強化各知識主題的內容。

另一方面，運用個人知識地圖的調配，可以省卻以往知識地圖更新時，企業內部名詞重新界定的困擾，可有效地讓新知的發展與知識的分享有路徑可循。



多維度思考知識暢通行



第三，個人的知識書籤及註記再進化。相信知識工作者都有同樣的困擾，每到緊要關頭要從知識管理系統找尋過往曾經看過的知識文件，怎麼找就是找不到，只能乖乖地重新運用搜尋功能，才能找到原始的參考文件，不僅徒增困擾又影響效率。在WEB2.0的架構下，加以分類的習性早已被拋之九霄雲外，取而代之的是多維思考，自此每一個知識文件皆會被賦予一個以上的類別，以加速知識整理和擷取。

不過，在真正進行知識創新或問題解決時，會因為知識工作者需求的重點以及個人思維的不同，來調整參考文件的組合。



分享與互動創企業新局



最後則是， 分享個人的知識學習網頁。對知識管理來說，分享一直是至高無上的目標，而對網路世界來說，部落格和維基百科的應用，都是基於分享的理念而開展。因此。要使企業的知識管理活動，不會侷限於單純的獎懲辦法，還能夠持續成長，分享環境的建立是一個重要的關鍵因素。

於WEB2.0的架構下，個人知識學習網頁的分享，則為每一個新知或主題，提供一個彈性維護，方便分享的網路空間。讓知識工作者不僅可由網頁的分享取得來自於同仁的肯定，企業可由分享網頁中的訊息互動，為企業知識的創新，尋求另一個運用資源。

值得申明的是，在這樣具備人性化的互動系統規劃上，個人資訊和企業資訊也是互通有無的，由於個人學習網頁的部分資訊源自於企業知識，所以個人網頁中的部分資訊也會隨著每次的更新而回饋到企業的知識分享機制裡頭。再者，知識管理Web20.僅存在於企業之中，雖不若真正Web2.0般的無遠弗屆，但所營造的知識便捷性，卻足以撐起一個知識小地球。




資料來源:http://tw.myblog.yahoo.com/jw!hBpBcnqfEQ_ar.Z4zteY6A--/article?mid=1750

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